Miltä kuulostaisi, jos saisit yhtäaikaisesti enemmän aikaa itsellesi ja perheellesi sekä parempia tuloksia ja tyytyväisempiä työntekijöitä? Ota käyttöösi nämä kolme ensiaskelta kohti osallistavaa johtamista ja nauti tuloksista.
Mieti unelmatilanne työpaikallasi. Millainen on mielestäsi ideaali työyhteisö?
Kenties sellainen, jossa työntekijät toimivat itseohjautuvasti, tuottavat tulosta, kokevat vahvaa merkityksellisyyttä omasta työstään, arvostavat sinun ja muiden työpanosta. Työn suunnittelu ja toteutus tapahtuu yhdessä tiimeissä, joissa vallitsee hyvä yhteisymmärrys sekä työjärjestys, ja mikä parasta, johtajana voit ottaa rennommin ja voit luottaa siihen, että hommat hoituvat. Tunnet, että johtamisellasi on merkitystä.
Miten sitten pääset tähän unelmatilanteeseen, itseohjautuvan ja luovan työyhteisön johtajaksi, jossa kaikki antavat parastaan? Vastaus: harjoittelemalla. Menestyvän johtamisen avainsanoja ovat osallisuus sekä mahdollistaminen (ts. fasilitointi). Osallistava johtaminen on taito, jota jokainen voi harjoitella!
Erityisesti näin etätyöskentelysuositusten aikana osallistavan johtamisen taidot korostuvat entisestään: Kuinka johtaa osallistavasti kotona työskenteleviä työntekijöitä, joita ei näekään tavallisesti toimistopöydän tai kahvikoneen äärellä.
Olemme koonneet kolme live- sekä etätyöskentelyyn sopivaa ensiaskelta kohti tehokkaampaa osallistavaa johtamista. Kokeile, ota käyttöön ja kerro tuloksista!
1) Anna vastuuta
Jos muutat johtamistyyliäsi perinteisestä johtamisesta osallistavaan johtamiseen edessäsi voi olla muutamia haasteita: työntekijät saattavat pelätä ottaa vastuuta työstään, piiloudutaan tai vaietaan vaikeista asioista tai epäonnistumisista, oma-aloitteellisuus on vähäistä, luovuutta ei uskalleta käyttää ja kokoukset tuntuvat kiusallisilta. Muutos on kuitenkin väistämätön sekä välttämätön, ja kun muutoksen saa käyntiin, myös uuden vastuun ottaminen ja kantaminen helpottuu.
Ratkaisu: luovuta tiimeille vastuu ideoida, suunnitella ja toteuttaa omat projektinsa. Näytä malli, anna päämäärä sekä työvälineet ja kerro selkeästi, että tiimi on vastuussa suunnittelusta, yhteistyöstä sekä lopputuloksesta. Tärkeintä on, että sinä johtajana opettelet luottamaan omaan tiimiisi sekä tiimisi osaamiseen ja kerrot sen ääneen! Kun mahdollistat työn tekemisen ja kerrot mitä kaikkea tiimi tai yksittäinen työntekijä saa tehdä, sen sijaan että kertoisit mitä ei saa tehdä, kontrolloit ja otat kantaa pienimpiinkin päätöksiin, istutat luovuuden ja itseohjautuvuuden siemenen työntekijöihisi.
Sinulta vaaditaan vastuunjakamista, vastuusta luopumista ja ensisijaisesti luottamusta omia työntekijöitäsi kohtaan. Tämä voi aluksi tuntua haastavalta, mutta pidemmän päälle luopumisen tuska tuottaa hedelmää. Voit huomata, että asiat hoituvat ilman, että sinun tarvitsee reagoida tai ottaa jatkuvasti kantaa. Lopputuloksena saat myös enemmän aikaa ja rauhaa omien töittesi edistämiseen johtamisen lisäksi.
2) Kysy vastauksen sijaan
Yksi tärkeä lähestymistapa osallistavaan johtamiseen on ratkaisukeskeinen johtaminen tai toisin sanottuna ratkaisukeskeinen lähestymistapa. Lähestymistavan ydinidea on se, ettei työntekijöilleen anna aina suoria vastauksia, miten asiat tulee hoitaa vaan kannustaa heitä siihen, että ratkaisuja haetaan ja keksitään itse, ja niitä uskalletaan toteuttaa. Näin vapaudut jatkuvalta kysymysten tulvalta, joka perinteisessä johtamisen mallissa on tavallista: työntekijät eivät ole saaneet ottaa riittävästi vastuuta tekemisestään ja päätöksenteosta, jolloin jokainen pienikin asia varmistetaan sinulta.
Näin toteutat ratkaisukeskeistä johtamista käytännössä: seuraavan kerran, kun sinulta tullaan kysymään neuvoa, miten jokin asia tulisi hoitaa, kysy vastauksen sijaan, miten sinä itse asian tekisit. Vastaus löytynee yllättävän helposti alkuhämmennyksen jälkeen ja kysyjä tuntee voimaantumista ensinnäkin siitä, että hänen mielipidettään kerrankin kysyttiin, ja toisekseen siitä, että hänen kehitysideansa pääsi toteutukseen. Ehdotuksellani oli merkitystä!
Kysymysten lisäksi tärkeää on myös mahdollistaa työntekijän uusi idea, käydä yhdessä läpi mahdolliset esteet ja ratkaisut niihin sekä antaa tarvittavat työkalut kehitysidean toteuttamiseksi.
Huomio! Muista aina, että turvallisuuteen liittyvät kysymykset ja vastaukset tulee määritellä yhdessä sekä noudattaa yhteisten sääntöjen ja lakien mukaan. Turvallisuuden lisäämiseen tai kehittämiseen ratkaisukeskeinen johtaminen ja kysymykset sopivat puolestaan mainiosti.
3) Tee johtamisesta näkyvää
Tällä emme tarkoita sitä, että pitää nousta pöydälle ja huutaa megafoniin vaan nimenomaan sitä, että kun tehtävistä ja aikatauluista on yhdessä sovittu, niitä myös tarkistetaan yhdessä säännöllisesti. Lisäksi etenemisestä tai etenemisen esteistä tulee keskustella avoimesti sekä projektien suunnitelmat tulee olla kaikkien selvillä ja saatavilla. Suunnitelmia täytyy olla myös mahdollista tarkistaa ja korjata tarpeen mukaan yhdessä.
Jos mietit, pitäisikö tästä suunnitelman muutoksesta tiedottaa henkilöstöä tai tiimiä, niin pitäisi! Johtamisesta, tehtävien etenemiseen liittyvistä toimenpiteistä ja aikatauluista voi harvoin tiedottaa liian paljon tai liian laajaa joukkoa.
Näkyvään johtamiseen liittyy erittäin vahvasti myös kokousten muistiinpanot. Se että yhteisestä tapaamisestä jää muistijälki, johon kuka tahansa tapaamiseen osallistunut voi palata jälkeenpäin, on tärkeä osa itseohjautuvuuden mahdollistamista. Tapaamisen muistiinpanot voidaan kirjata monella eri tavalla, mutta tärkeintä on, oli tapaaminen sitten livenä tai etänä, että kaikki näkevät muistiinpanot, niiden kirjoittamista voi seurata ja ne voidaan tarkistaa kokouksen jälkeen. Tällöin on helppoa seurata mitä ollaan sovittu, kenen vastuulla mikäkin tehtävä on sekä mikä on sovittujen tehtävien aikataulu.
Mahdollistat parhaimman vuorovaikutuksen etänä osallistuville työntekijöille, kun jokaisessa etätapaamisessa käytetään kameraa. Keskustelua on helpompi seurata kuvan välityksellä. Jos kirjoitat muistiinpanoja seinätaululle, varmista että myös kameran kautta välittyy kaikki informaatio. Helpointa on kuitenkin käyttää sähköistä muistiinpanoalustaa, mikä mahdollistaa myös tapaamisen dokumentoinnin, eikä dokumentointia tarvitse tehdä erikseen. Netti on pullollaan erilaisia vaihtoehtoja sähköiseen dokumentointiin aina jaettavasta online Wordista, Teamsin WhiteBoardiin, Padletiin sekä Muraliin. Valitse tapaamisen tarkoitukseen sopivin ratkaisu.
Kaikkiin kolmeen ensiaskeleeseen liittyy erityisesti etäjohtamisessa säännöllinen yhteydenpito. On tärkeää ottaa yhteyttä etänä työskenteleviin työntekijöihin ihan vain kysyäkseen mitä kuuluu, miten tehtävät ovat edenneet, onko vastuuta sopivasti ja tarvitseeko työntekijä jotain, jotta voi edetä tehtävissään. Näin työntekijästä tuntuu, että hänen tekemisellään on merkitystä, häntä tuetaan ja autetaan tarvittaessa. Yhteydenpito voi tapahtua säännöllisissä viikoittaisissa etätapaamisissa tai satunnaisissa puheluissa. Saman yhteydenpidon voi toteuttaa työpaikalla viikoittaisissa kokouksissa tai ohimennen työpöydän äärellä.
Tärkeintä on, että kysytään.
Jos kiinnostuit, tutustu lisää Scrum - ketterään projektinhallinnan menetelmään, jossa on paljon erinomaista sovellettavaa myös arkipäivän osallistavaan johtamiseen.
Voit myös lukea oman itsesi johtamisesta toisessa blogikirjoituksessamme.